Dentro de una organización, la actividad de manejar y gestionar stocks, impacta en el equilibrio económico-financiero de una empresa, y en su capacidad para ganar o mantener nuevos negocios y clientes. El exceso de stock tiene consecuencias graves en el cash flow (flujo de caja) y en los estados contables (Activos inmovilizados, obsolescencia, etc.). La carencia o faltante del mismo, provoca una directa pérdida de beneficios al no poder contar con productos para la venta, una potencial pérdida de clientes a causa de incumplimientos en la entrega de productos, así como incremento de costos debido a líneas de producción paradas por falta de insumos.
Para quienes dirigen una compañía, sin importar su envergadura, la función de gestionar stocks eficientemente los obliga a afrontar el desafío de lograr un equilibrio muy delicado, y que se encuentra en el medio de fuerzas de peso dentro de la organización: Ventas, Finanzas y Producción. Por tal motivo, y en busca de optimizar el movimiento del stock para asegurar el abastecimiento a nuestros clientes, es de vital importancia que la Dirección se focalice en generar una función, área o puesto dentro del organigrama, con objetivos simples, pero de alto impacto económico, financiero, comercial y operativo:
- asegurar la disponibilidad de producto al cliente o de materias primas al proceso productivo, es decir evitar los “stock outs” en cualquier eslabón de la cadena de suministro.
- evitar la generación de stock en exceso que posean una débil demanda, llamados “slow movers”
- evitar la generación de stock obsoleto, cuando se discontinúa la comercialización o uso de un ítem
- minimizar la generación de pérdidas o de stock “vencido”, llamados en la jerga “writte offs”. Esto se da principalmente en aquellas actividades donde se manejan ítems con fecha de caducidad.
El stock tiene “vida”, se mueve constantemente como un flujo desde nuestros proveedores, nuestra empresa y clientes, y lo más importante, también puede variar su caudal de acuerdo a la demanda, obligándonos a actuar rápidamente, para tomar las medidas necesarias para acomodar a ese “flujo” nuevamente.
Quienes lideren la función de gestionar el stock de una compañía, instauran un proceso que se vincula con las principales actividades de la compañía, como ya indicamos, tales como Ventas, Producción, Finanzas y vamos a agregar, para algunos casos, Marketing. Todas estas funciones toman decisiones en su día a día que impactan en la fluctuación del flujo de stocks. Imagine las siguientes situaciones:
- Marketing anuncia la salida de un nuevo producto
- Ventas, gana un negocio que representa un gran volumen de facturación
- Producción decide modificar el plan de producción por cuestiones operativas
- Finanzas establece un nuevo objetivo financiero de generar más caja, e impone un límite de posesión del activos corrientes
- Marketing, decide discontinuar la comercialización de un producto
- Pricing, decide incrementar los precios del portfolio de productos de un mes al otro, avisándole a los clientes con 15 días de anticipación
- Un comprador decide adquirir un lote grande de cierto ítem, porque el proveedor le asegura un ahorro importante.
¿Qué pasaría si cada una de estas áreas actuara aislada, y no informara, o demorara compartir la información de cada una de estas acciones? ¿Cómo impactaría en el comportamiento del stock?
Cualquiera de estas acciones tomadas sin el conocimiento del área que gestiona los inventarios, ocasionaría:
– “stock outs” al no contar con el stock preparado para afrontar una promoción o nuevos negocios, start up de un nuevo producto, corrida de pedidos de clientes ante incremento de precios, y desabastecimiento de la línea ante cambios en el programa de producción.
– “slow movers” u “obsoletos”, en caso de quedarse con stock de ítems que serán repentinamente discontinuados comercialmente o pérdidas de grandes clientes
El error más común de quién gestiona el stock, es no tener en cuenta o tener un débil monitoreo de las acciones de estas áreas y no establecer procesos comunes de comunicación (reuniones de Sales & Operation Process, reuniones de análisis de pronósticos, entre otros procesos que se pueden implementar) e intercambio frecuente de información (Business Cases de nuevos productos, migración y reemplazo de componentes y productos, etc.), en la cuál el planificador incorpora esta información vital para anticipar y activar acciones de abastecimiento.
No alcanza con sólo contar con el pronóstico o plan de ventas.
En un país que atraviesa un contexto económico inflacionario, se puede inferir en que una buena estrategia financiera puede ser la de incrementar la adquisición de activos en inventarios, por ejemplo, en materia primas, con la certeza de vender posteriormente los productos a un precio de venta mayor, especulando con la proyección que arroja el índice inflacionario y obtener así una mayor ganancia. Pero cuidado, para estas situaciones, hay un punto de inflexión que lo determina el costo de mantener inventarios, y que consta de los siguientes componentes:
- Costo del Capital invertido en mantener inventario. El dinero inmovilizado en el inventario que se decide mantener, no está invertido en otro activo, del cual se puede puede obtener un retorno mayor. Existe un costo de oportunidad.
- Costo asociado al espacio que ocupa el inventario
- Costo de manejo y movimiento del inventario dentro del depósito
- Costos de almacenamiento, si se recurre a alquilar un depósito extra para mantener el inventario
- Costos asociados al riesgo obsolescencia, roturas por movimientos, caducidad, robos, y exposición a que pueda deteriorarse la mercancía.
- En caso de que el inventario esté asegurado, el costo del seguro
Frente a esta situación, nuevamente debe haber un equilibrio, considerando todos estos aspectos de costo.
No existen herramientas aplicadas en forma aislada, o recetas puntuales para optimizar los gastos originados por tener inventarios y el costo de la venta perdida por un quiebre de stock.
La Gestión del stock comienza con la implementación de una Política de stocks, y su consiguiente plan, que trazará estrategias y actividades para lograr los objetivos o targets de la Política.
La Política baja desde la Dirección de la compañía, hacia el área que gestiona el stock. Puede hacer mención a distintas visiones según el principal interés de la empresa. Puede apuntar a mantener un determinado nivel de inventario; un determinado rendimiento de entrega al cliente en tiempo y forma, etc.
Cuando hablamos de Plan, debemos establecer:
- “Qué” abastecer
- “Cómo” abastecer
- “Cuándo” abastecer
El “Qué”, implica establecer en forma precisa cuales son los ítems a adquirir y mantener en stock. Se trata de un grupo de ítems o SKU (Stock Keeping Unit) que están habilitados para ser pedidos y que estamos seguros que serán utilizados en el proceso productivo. Esto puede parecer a una obviedad, pero los productos o componentes pueden sufrir cambios o reemplazos, o eliminación de los portafolios, que ocasionan la futura generación de stocks de obsoletos, como una de las peores consecuencias.
La herramienta adecuada para el manejo de lo que el planificador debe pedir, es gestionar y mantener permanentemente actualizado un “Listado Maestro”, que le permitirá incluir información relevante del consumo, historia, parámetros logísticos, que permitirá tener un conocimiento actualizado del portafolio, no sólo para el planificador, si no para todos los partners del negocio.
El “Cómo”, se focaliza en determinar el método de cálculo del suministro que se utilizará para reponer el stock. Básicamente, ya generalizado para muchas industrias, se utilizan los sistemas de reposición por Punto de Pedido o Reorden o el sistema de Revisión Periódica de stocks.
Aquí también, se deben contemplar las herramientas necesarias para monitorear los niveles de stock, para evitar posibles stock outs o distorsiones en el flujo del stock a través del proceso.
En el “Cuándo”, se analiza la frecuencia en tiempo (días, semanas) que será optima para realizar reposiciones, de acuerdo al nivel del stock medio deseado o fijado por la Política de stocks.
Esta base, permite definir un sistema de gestión del inventario, que debe mantenerse en el tiempo a través de ciclos de trabajo, pudiendo dejar una “huella” o trazabilidad de las acciones de planificación realizadas. Si se trata de un plan, es posible que existan errores, por cálculo o por información imprecisa, pero los mismos deben ser identificados en sus causas, y corregidos para evitar que vuelvan a ocurrir en el futuro. Un stock out es una situación de alto impacto negativo en la actividad de la empresa como ya vimos, pero como todo sistema, debe existir una retroalimentación para mejorar las acciones y procedimientos.
En los últimos años, gracias a la incorporación de sistemas informáticos o ERP (Enterprise Resource Planning, como SAP, JDEdwards, Etc.) dentro de las compañías, se mejoró la eficiencia de la gestión de inventarios, gracias a que se puede contar con información casi on-line del estado del stock en la cadena de suministro: Inventario disponible en el depósito, en Calidad próximo a ingresar, ordenes en tránsito, y ordenes colocadas, aún no embarcadas por el proveedor. El analista o planificador de Stocks, tiene la capacidad de monitorear el stock en toda la cadena, y ganar en proactividad para mejorar el abastecimiento de una línea de producción o centro de distribución.
Aunque parezca esta descripción una situación ideal, demanda que la empresa vuelque sus procesos y toda la información dentro del sistema, y que todas las operaciones y transacciones estén correctamente registradas en él. Si la información contiene imprecisiones, errores, o no es cargada en tiempo, estaremos ciegos, e incurriremos en errores de cálculo para la reposición del stock. Vemos el stock y sus distintos estados a través del sistema.
Como complemento a los ERP, es muy recomendable construir herramientas de gestión de inventarios en planillas de cálculo. Las planillas de cálculo pueden moldear la información que se puede bajar de los ERP de distintas formas ajustada al análisis que el planificador necesita llevar para monitorear, proyectar situaciones de cobertura de stock y hasta realizar pedidos de reposición, si el ERP no cuenta con modulo de pedido o no se encuentra implementado. Además, para intercambiar información dentro de la empresa, es un instrumento ideal, ya que muy pocas personas desconocen el funcionamiento básico. Es muy recomendable para quienes dirigen aéreas y/o empresas, capacitar constantemente a quienes gestionan el stock con esta herramienta que se convirtió en un estándar para cualquier industria.
Lucas R. García (Editor SC Tank Blog)
